what is Quality Manual .. কোয়ালিটি মানুয়্যাল পরিবর্তন পদ্ধতি

 

Quality Manual একটি গুরুত্বপূর্ণ নথি যা একটি প্রতিষ্ঠানের মান ব্যবস্থাপনা পদ্ধতির (Quality Management System - QMS) নীতিমালা, প্রক্রিয়া এবং নির্দেশিকা বর্ণনা করে। এটি সাধারণত ISO 9001 বা অন্যান্য মান ব্যবস্থাপনা মানদণ্ড অনুসারে তৈরি করা হয়। Quality Manual পরিবর্তনের জন্য নিম্নলিখিত ধাপগুলো অনুসরণ করা যেতে পারে:

---

১. কারণ নির্ধারণ করুন

পরিবর্তনের কারণ চিহ্নিত করুন:

পরিবর্তনের প্রয়োজন কেন হচ্ছে তা স্পষ্ট করুন। যেমন:

নতুন প্রক্রিয়া বা পণ্য যোগ করা।

ক্রেতার চাহিদা পরিবর্তন।

ISO স্ট্যান্ডার্ড বা আইনগত আপডেট।

অভ্যন্তরীণ অডিট বা প্রক্রিয়াগত সমস্যাগুলো সমাধান।

---

২. গবেষণা এবং মূল্যায়ন করুন

বর্তমান মানচিত্র পর্যালোচনা করুন:

বর্তমান ম্যানুয়ালের কোথায় এবং কীভাবে পরিবর্তন করতে হবে তা খুঁজে বের করুন।

স্ট্যান্ডার্ড রেফারেন্স চেক করুন:

ISO বা সংশ্লিষ্ট মানদণ্ডের নতুন পরিবর্তনগুলো পর্যালোচনা করুন।

---

৩. পরিকল্পনা তৈরি করুন

পরিবর্তনের লক্ষ্য নির্ধারণ করুন:

কোন অংশে পরিবর্তন করা হবে এবং এর উদ্দেশ্য কী।

দায়িত্ব অর্পণ করুন:

সংশ্লিষ্ট বিভাগ বা কর্মীদের কাজ ভাগ করে দিন।

---

৪. ড্রাফট তৈরি করুন

পরিবর্তিত ডকুমেন্ট তৈরি করুন:

পরিবর্তনের জন্য একটি খসড়া (Draft) তৈরি করুন।

নতুন নীতিমালা এবং পদ্ধতি যোগ করুন:

প্রয়োজন অনুযায়ী নতুন পদ্ধতি বা নির্দেশিকা অন্তর্ভুক্ত করুন।

আলোচনা করুন:

সংশ্লিষ্ট বিভাগের সঙ্গে ড্রাফটটি নিয়ে আলোচনা করুন এবং তাদের মতামত নিন।

---

৫. অডিট এবং অনুমোদন নিন

অভ্যন্তরীণ অডিট করুন:

পরিবর্তিত ড্রাফটটি মানদণ্ড অনুযায়ী ঠিক আছে কি না তা যাচাই করুন।

ব্যবস্থাপনার অনুমোদন নিন:

সংশোধিত Quality Manual ব্যবস্থাপনা (Management) থেকে অনুমোদন করান।

---

৬. পরিবর্তন কার্যকর করুন

নতুন ডকুমেন্ট ইস্যু করুন:

অনুমোদনের পর Quality Manual-এর নতুন সংস্করণ প্রকাশ করুন।

কর্মীদের প্রশিক্ষণ দিন:

সংশোধিত নির্দেশিকা সম্পর্কে কর্মীদের প্রশিক্ষণ দিন।

সিস্টেম আপডেট করুন:

প্রতিষ্ঠান যেখানে Quality Manual রেফারেন্স হিসেবে ব্যবহার করে, সেখানেও আপডেট করুন।

---

৭. পরিবর্তনের নথি সংরক্ষণ করুন

রেকর্ড রাখুন:

পরিবর্তনের তারিখ, কারণ, এবং অনুমোদনের তথ্য নথিভুক্ত করুন।

সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ (Version Control):

Quality Manual-এ সংস্করণ নম্বর যোগ করুন এবং পুরনো সংস্করণ আর্কাইভ করুন।

---

৮. পরবর্তী রিভিউয়ের জন্য প্রস্তুতি নিন

ভবিষ্যতে রিভিউ এবং আপডেট করার জন্য নির্ধারিত সময় নির্ধারণ করুন।

অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক অডিট থেকে পাওয়া তথ্য অনুযায়ী প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করুন।

---

আপনার প্রতিষ্ঠান যদি ISO বা অন্য কোনো নির্দিষ্ট মানদণ্ড অনুসরণ করে, তবে সেই মানদণ্ড অনুযায়ী পরিবর্তন নিশ্চিত করতে হবে।